Le droit d’un salarié aux congés payés est ouvert dès son premier jour de travail dans une entreprise. Pour en bénéficier, il doit toutefois y travailler au moins 1 mois. Concrètement, il obtient 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois. Dans une année, la durée des congés payés s’élève à 30 jours ouvrables. Pour déterminer le moment où ils peuvent être pris, il convient de revenir sur la notion de congés N-1.
Les congés N-1 : qu’est-ce que c’est ?
Les congés N-1 correspondent à une période de congés payés qui court du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Durant cette période, un salarié accumule des congés payés qu’il pourra prendre pendant sa période de référence actuelle (qui s’étend du 1er juin de l’année en cours au 31 mai de l’année suivante).
La période de prise des congés payés peut ou non s’étaler sur toute l’année civile. Dans tous les cas, elle devra comprendre la période du 1er mai au 31 octobre de l’année en cours, conformément à l’article L.3141-13 du Code du travail. Il faut savoir que la période de prise des congés payés peut être prévue par une convention collective ou un accord d’entreprise. Autrement, elle est fixée par l’employeur après avoir consulté le comité social et économique (CSE). Les salariés doivent être informés de la période de prise des congés payés au moins 2 mois avant son ouverture.
Lorsque le nombre de jours de congés payés d’un salarié est supérieur à 12 jours ouvrables, il peut les prendre en plusieurs fois. D’autre part, un salarié n’a pas la possibilité de poser un congé de plus de 24 jours ouvrables consécutifs. Néanmoins, il peut se voir accorder un congé plus long s’il justifie de contraintes géographiques particulières. Il en va de même s’il s’occupe d’une personne handicapée ou d’un senior en perte d’autonomie.
N et CP-N : c’est quoi exactement ?
Les responsables des ressources humaines utilisent différentes lettres lors du calcul du droit à congé des salariés. Parmi celles-ci, on retrouve notamment N qui fait référence à l’année en cours. Ainsi, on parle de congés N pour désigner les congés payés acquis par un salarié durant sa période de référence actuelle. Cette dernière est identifiée par les lettres CP-N.
Comment les calculer ?
Le calcul des congés payés N-1 consiste à soustraire des congés payés acquis ceux que le salarié a pris depuis le 1er juin de la période de référence précédente. En guise d’illustration, s’il a pris 20 jours de congés sur les 30 acquis durant la période de référence précédente, il lui reste donc 10 jours de congés N-1.
Congés payés N-1 : des possibilités de report
Si un salarié n’a pas posé tous les jours de congés qu’il a acquis à la fin de la période fixée pour les prendre, il peut en solliciter le report à son employeur. Il faut toutefois savoir que l’ajournement ne constitue pas un droit pour le salarié. De ce fait, l’employeur est libre d’accepter ou non sa demande. En revanche, si le report est prévu par une disposition conventionnelle, l’employeur ne peut pas le refuser. Il arrive aussi que le report relève de l’initiative de l’employeur. Dans ce cas, il ne peut pas l’imposer au salarié.
En cas d’annualisation du temps de travail, un accord d’entreprise, un accord d’établissement, une convention collective ou un accord de branche peut prévoir le report des congés ouverts au titre de l’année de référence.
Par ailleurs, si un salarié tombe malade avant la période de prise des congés payés, il a la possibilité de reporter les siens à une autre date. Cette dernière peut être située en dehors de la période de prise des congés payés fixée par l’entreprise. En outre, le report des congés payés au-delà de la période de prise des congés est envisageable en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle ainsi que de congé parental ou de congé d’adoption.
Congé acquis, congé pris, solde, quelle différence ?
Il est important de faire la distinction entre congé acquis, congé pris et solde. Les congés acquis renvoient aux jours de congés accumulés par un salarié tout au long de la période de référence de l’année précédente. Pour leur part, les congés pris désignent le nombre de jours de congés dont il a effectivement bénéficié. Enfin, le solde correspond au nombre de jours de congés que le salarié peut encore prendre.
À noter que les salariés ne peuvent prendre que les congés qu’ils ont déjà acquis. D’autre part, la règle de l’arrondi des congés payés ne s’applique qu’à la fin de période d’acquisition des congés. Par exemple, si un salarié obtient 2,5 jours lors du calcul de son droit à congé en cours de période, le nombre ne sera pas arrondi à 3. Il devra alors fixer son congé à 2 jours ou prendre 2,5 jours et une demi-journée d’absence qui ne sera pas rémunérée.
Est-il possible de prendre ses congés N-1 en N+1 ?
En principe, le salarié qui n’a pas pris ses congés durant la période de référence concernée perd ses droits. Certaines conventions collectives permettent toutefois de prendre les congés N-1 en N+1. Dans ce cas, le salarié ne peut partir en congé qu’avec l’accord de son employeur.
Si le rajout des congés de l’année précédente au solde de l’année en cours n’est pas possible, le salarié ne peut pas demander à l’employeur le paiement des congés payés non pris. En revanche, il est en droit de réclamer le versement d’indemnités de congés payés s’il n’a pas pu bénéficier de son droit à cause d’une faute de l’employeur. Il se peut notamment que ce dernier n’ait pas mis en place les mesures nécessaires pour que le salarié puisse exercer son droit à congé.
Où trouver les congés payés sur ma fiche de paie ?
Les congés payés d’un salarié doivent impérativement figurer sur la fiche de paie qu’il reçoit chaque mois. Plus précisément, il faut que le bulletin de salaire indique les congés acquis, les congés pris et le solde.
Les congés payés sont généralement situés à l’intérieur d’un cadre à part dans la fiche de paie. Celui-ci se trouve la plupart du temps en bas du document. Chaque mois, cette partie est mise à jour en tenant compte des congés acquis et de ceux que le salarié a éventuellement pris.
Que faire en cas de refus ?
L’employeur peut refuser la demande de congés payés d’un salarié. Dans ce cas, il doit toutefois respecter les dispositions conventionnelles. Le refus doit notamment être justifié. Plusieurs raisons peuvent être invoquées par l’employeur pour expliquer une telle décision :
- La nécessité d’assurer la continuité du service ;
- Une forte activité coïncidant avec la période souhaitée pour prendre le congé ;
- Des circonstances exceptionnelles.
Si le salarié décide de prendre un congé malgré le refus de son employeur, son absence sera considérée comme injustifiée. Il s’expose alors à une sanction qui peut parfois aller jusqu’au licenciement pour faute grave.
En cas de refus de la demande de congé d’un salarié, l’employeur doit lui permettre de bénéficier de son droit à une autre date. Cette décision ne peut être contestée que si elle est abusive, c’est-à-dire qu’aucune raison valable ne la justifie. Dans ce cas, le salarié peut saisir le Conseil de prud’hommes. L’employeur est alors passible d’une amende de 1 500 euros.