L’entrée en vigueur de la loi Travail en 2017 a entraîné la démocratisation de l’usage du coffre-fort électronique au sein des entreprises. En effet, l’archivage numérique s’inscrit désormais dans le cadre des stratégies de digitalisation RH. Quels sont les prérequis pour mettre en place cette solution digitale ? Découvrez les éléments de réponse dans les lignes qui suivent.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?
Ces dernières années, le nombre d’entreprises qui décident de digitaliser les procédures RH ne cesse d’augmenter. De ce fait, les coffres-forts numériques s’imposent désormais comme des outils incontournables au sein des entreprises. Avec l’évolution constante de la technologie, les fonctionnalités qu’ils proposent sont plus étendues.
Il s’agit d’un service hautement sécurisé conçu pour archiver et indexer les données sensibles : relevés bancaires, factures, contrats, documents administratifs, etc. Il permet à l’utilisateur de profiter de nombreuses garanties, à savoir la confidentialité, l’intégrité, la traçabilité et la pérennité des documents. Il est bon de noter que même l’hébergeur n’a pas accès aux données enregistrées dans cet espace de stockage en ligne. Une clé de déchiffrement est nécessaire pour consulter ces fichiers numériques cryptés déposés dans le coffre-fort numérique.
Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique ?
Le CFN facilite la gestion des documents RH, tout en permettant aux entreprises de bénéficier d’un gain de temps et de place considérable. En recourant à cette solution digitale, vous réalisez de belles économies. En effet, chaque document non imprimé, comme les bulletins de paie délivrés mensuellement, vous coûtera entre 10 et 30 centimes d’euros. Les coffres-forts numériques sont conçus pour automatiser l’envoi des bulletins de salaire, comme c’est le cas de Nibelis. D’un autre côté, les documents numérisés ne risquent pas de se dégrader avec le temps ou de se perdre dans vos archives physiques.
En adoptant une stratégie RH digitale visant à dématérialiser de la vie administrative, vous valorisez votre image employeur. En effet, elle vous permet de renvoyer l’image d’une entreprise moderne et écoresponsable. En vous lançant dans la transformation digitale, vous mettez toutes les chances de votre côté pour attirer les jeunes talents. Le recours à un coffre-fort numérique offre de nombreux autres avantages :
- Stockage facile des données dans un unique endroit, sachant qu’un coffre-fort digital offre une capacité de stockage élevée ;
- Gain de temps considérable, car la dématérialisation des process RH favorise l’automatisation des procédures administratives ;
- Réduction de l’empreinte écologique étant donné que la quantité de papier utilisé pour l’impression et l’archivage est limitée ;
- Respect des durées d’archivage des documents à valeur probatoire (RH, financiers, ventes, etc.).
Les critères à considérer pour choisir votre coffre-fort numérique
Le premier paramètre à prendre en compte concerne la capacité de stockage. Il convient également de vous assurer que le coffre-fort électronique qui vous intéresse est :
- Conforme au RGPD (MyPeopleDoc représente un exemple parfait) ;
- Compatible avec votre logiciel de paie (pour automatiser l’envoi des bulletins de paie à chaque salarié) et les autres applications que vous utilisez.
Sachez que tous les coffres-forts numériques ne se valent pas. De ce fait, il est nécessaire de vérifier si l’outil digital qui vous a séduit est adapté à votre entreprise (TPE, PME, grande entreprise…). Passez au crible les fonctionnalités qu’il propose et assurez-vous que l’écosystème SIRH est interconnecté pour que tous les documents soient accessibles en un seul endroit.
Les prérequis nécessaires pour mettre en place un coffre-fort numérique
Plusieurs aspects sont à vérifier avant de procéder à la mise en œuvre d’un CFN, à savoir :
- La politique de confidentialité ;
- La méthode de stockage et les conditions d’utilisation ;
- Le type de mécanisme cryptographique et les processus adoptés (horodatage, signature électronique, etc.) ;
- La conformité du service proposé par rapport aux exigences énoncées à l’article L. 103 du Code des postes et des communications électroniques.
Le prestataire de service est dans l’obligation de mettre à votre disposition toutes ces informations. Il est également tenu de vous fournir un contrat avec les mentions suivantes :
- Les méthodes de récupération des données stockées ;
- Les conditions requises pour que le prestataire puisse convertir le format des documents archivés dans le CFN ;
- Les frais liés aux demandes excessives de récupération.
Le prestataire doit également vous garantir l’exclusivité en termes d’accès aux documents et aux données stockées dans votre coffre-fort digital. Pour être certain de faire le bon choix, privilégiez un logiciel respectant les normes liées à la sécurité des données. Celui proposé par Digiposte répond à la norme Afnor NF Z42-020, à la certification ISO 27 001 et au label Tiers-archiveur de la FnTC (Fédération des Tiers de Confiance du numérique), entre autres.
Les procédures de mise en œuvre d’un coffre-fort numérique
Après avoir défini le CFN répondant à vos besoins, l’étape suivante consiste à tenir les délégués du personnel au courant du projet de dématérialisation RH. Étant donné que cette solution impacte grandement la fiche de paie, l’objectif est de rassurer les salariés. Pour ce faire, il convient de les convaincre en leur détaillant les avantages offerts par cet outil digital avant de procéder à son déploiement.
D’ailleurs, selon la loi El Khomri relative à la modernisation du dialogue social, vous, en tant qu’employeur, êtes dans l’obligation de tenir vos collaborateurs informés des changements à venir. Le délai est fixé à 30 jours avant la mise en place du BPE ou bulletin de paie électronique. Les salariés ont le droit de refuser la dématérialisation de leur fiche de paie durant ce laps de temps. Le cas échéant, vous êtes tenu de la leur remettre au format papier à chaque fin de mois.
Vous avez le choix entre plusieurs modes de communication : réunion, flyers, affiches, mails, intranet, etc. À l’issue de ce délai de 30 jours, vous pouvez déployer votre coffre-fort électronique. Il est bon de savoir que bien qu’il soit mis en place dans vos locaux, cet outil digital est accessible à distance. Bien que sa prise en main soit intuitive, il est recommandé d’accompagner vos collaborateurs dans ce déploiement. Adopter une politique de conduite de changement vous permet d’atteindre cet objectif rapidement.