De nos jours, les particuliers et les professionnels souhaitent assurer la gestion de leurs documents électroniques dans les meilleures conditions. C’est pour cette raison que La Poste s’est lancée dans la transformation digitale. Avec la technologie en constante évolution, elle propose un service de coffre-fort numérique baptisé « Digiposte ». De quoi s’agit-il exactement ? Focus !
Zoom sur le service Digiposte de La Poste
Il s’agit d’un coffre-fort numérique lancé au cours de l’année 2011 afin de répondre aux besoins des clients de La Poste. Ce dispositif digital est conçu pour permettre aux utilisateurs d’organiser leurs documents administratifs de manière sécurisée. En effet, il s’agit de données sensibles, à l’instar des relevés bancaires, des factures et des bulletins de paie, entre autres. Les fichiers électroniques sont stockés dans un espace sécurisé sur le Web. Dans cette optique, le CFN assure la réception et l’archivage des documents.
La Poste met également à la disposition de ses clients une boîte aux lettres électronique pour l’envoi et la réception de documents dématérialisés, au même titre que les documents papier. Un service dédié aux professionnels est aussi proposé par Digiposte, notamment la gestion de la totalité des flux documentaires. Celui-ci garantit l’envoi des documents confidentiels en toute sécurité aux salariés, clients, fournisseurs ou prestataires. De ce fait, il permet de partager plus facilement les documents avec les collaborateurs, tout comme l’outil SIRH proposé par Nibelis. Pour profiter du coffre-fort numérique de La Poste, vous avez le choix entre trois offres.
L’offre Basic
La version gratuite vous permet de bénéficier :
- d’un espace de stockage sécurisé de 5 Go ;
- de 5 connexions aux organismes partenaires pour la réception automatique de documents ;
- du système de partage de dossier par lien sécurisé ;
- d’une assistance en ligne ;
- d’une aide dans les démarches administratives.
L’offre Premium
En souscrivant à cet abonnement proposé au tarif de 3,99 €/mois, vous profitez :
- d’un espace de stockage sécurisé de 100 Go ;
- d’un scanner mobile ;
- d’un accès en mode hors connexion ;
- d’une assistance en ligne ;
- du système de partage de dossier par lien sécurisé ;
- d’une connexion illimitée aux organismes de récupération de données électroniques.
L’offre Pro
Cette formule au tarif de 9,99 €/mois vous permet de bénéficier d’un espace de stockage sécurisé de 1 000 Go (1 To). Vous accédez à toutes les fonctions proposées dans l’offre Premium, mais en version réservée aux professionnels.
Bon à savoir : pour les abonnements payants, offre Premium et offre Pro, un mois d’essai sans engagement vous est offert.
La marche à suivre pour activer votre compte Digiposte
Une fois votre coffre-fort numérique créé, un email d’activation vous est envoyé automatiquement. L’étape suivante consiste à cliquer sur le bouton « Confirmer mon adresse e-mail » pour finaliser votre inscription. Dans le cas où vous n’avez rien reçu dans votre boîte mail, vérifiez dans les courriers indésirables (spams). Cette solution proposée par le groupe La Poste est destinée aussi bien aux particuliers qu’aux professionnels.
Pour les particuliers
La solution dédiée aux particuliers permet la réception, l’archivage et le partage des documents numériques en ligne. Le coffre-fort numérique est accessible depuis n’importe quel appareil connecté à internet : PC, smartphone ou tablette. Le système de sauvegarde mis en place est parfaitement sécurisé. Il permet de procéder au classement des fichiers en quelques clics. Pour les échéances, un système d’alerte par email a été mis en place pour vous aider à mieux organiser votre quotidien. Pour garantir une sécurité optimale, il vous revient de gérer le droit d’accès aux données sensibles. Pour ce faire, il suffit de choisir les personnes avec qui partager l’accès, qu’il s’agisse de vos collaborateurs, partenaires ou clients.
Pour les professionnels
Digiposte s’adresse à tous les profils d’entreprises : petite, moyenne ou grande entreprise. Tout a été pensé dans les moindres détails pour simplifier la gestion du partage des documents dématérialisés avec les personnes ou les entités avec qui vous êtes en collaboration. Il est bon de préciser que, tout comme les documents sous format papier, les fichiers numériques conservent leur valeur légale dans le cadre juridique. Ce service est donc parfait pour la distribution et l’archivage de vos documents RH, à l’image de MyPeopleDoc. Ce système de dématérialisation permet aux professionnels de profiter d’un gain de temps considérable dans le traitement des dossiers tout en réduisant leur impact écologique.
Quid des avantages de Digiposte ?
Grâce à la centralisation des documents numériques, les entreprises profitent de nombreux avantages, à savoir :
- envoi et réception de documents simplifiés, grâce notamment au connecteur relié directement à une chaîne éditique en constante évolution ;
- budget financier mieux maîtrisé grâce à la formule « pay as you go » (le montant à payer varie en fonction du volume d’espace de stockage utilisé) ;
- gestion sur extranet facilitée pour procéder en toute sécurité à l’envoi et à la réception des documents numériques, au suivi du nombre de destinataires et à la gestion des flux.
Cette solution de communication mise en place par La Poste est basée sur une technologie de pointe pour assurer l’intégrité et la sécurité des documents partagés. En effet, la traçabilité des échanges d’informations et l’accès instantané aux données sont au cœur de ce dispositif digital. D’ailleurs, Digiposte respecte toutes les normes en vigueur en France :
- l’Afnor NFZ42-013 portant sur l’archivage électronique ;
- la NFZ42-025 relative à la gestion des bulletins de paie électroniques ;
- la norme ISO 15489 concernant l’archivage et la gestion des documents ;
- le label FNTC-TA dédié aux tiers archiveurs, garantissant le respect des principes liés à l’archivage électronique.
Entreprise ou particulier, si vous décidez de mettre en place un coffre-fort numérique, choisissez Digiposte. Cette solution est conçue pour assurer un stockage, un accès et un partage en toute sécurité de vos données sensibles. Pour sécuriser davantage l’accès à votre CFN, optez pour la double authentification par SMS. Ainsi, à chaque fois que vous vous connectez à votre compte, un code à usage unique vous sera envoyé par SMS.