La gestion des ressources humaines constitue une fonction essentielle pour une entreprise, quelle que soit sa taille. En effet, elle joue un rôle important dans sa croissance et sa pérennité. De ce fait, il s’avère judicieux de l’optimiser. L’outil baptisé Mypeopledoc est justement prévu à cet effet.
Qu’est-ce que Mypeopledoc ?
Mypeopledoc a vu le jour en 2008. Il s’agit d’une plateforme SaaS (Software as a Service) qui permet aux entreprises de fluidifier leurs processus RH grâce à leur automatisation. Cet outil facilite aussi leur communication avec leurs collaborateurs. Les entreprises qui s’en équipent peuvent envoyer tous les documents RH de leurs employés par voie électronique. Ceux-ci bénéficient d’un coffre-fort numérique personnel pour les stocker en toute sécurité.
À la différence d’un logiciel de mail, Mypeopledoc garantit l’intégrité des documents et l’identité de l’expéditeur. Un fichier envoyé avec cet outil possède une valeur juridique grâce à un système d’horodatage et de signature électronique qui permet de prouver sa légitimité.
Désormais présente dans environ 180 pays, la plateforme Mypeopledoc a été adoptée par plus de 1 000 entreprises parmi lesquelles figurent de nombreuses enseignes de renom. Son nombre d’utilisateurs ne cesse d’augmenter chaque année. Depuis son lancement, Mypeopledoc n’a encore perdu aucun de ses clients.
Les différents services proposés par Mypeopledoc pour améliorer la gestion des ressources humaines
Mypeopledoc s’adresse aux entreprises désireuses de mettre en place un coffre-fort numérique et de se doter d’un outil RH performant. La plateforme met à leur disposition 4 services destinés à simplifier la gestion de leurs ressources humaines et à optimiser leur productivité.
Advanced Analytics
Advanced Analytics est une solution qui fournit des statistiques sur les performances des employés d’une entreprise. Elle permet à son service des ressources humaines de repérer les goulots d’étranglement des flux de travail grâce à un tableau de bord. Très détaillé, ce dernier permet d’avoir une vision claire sur les opérations RH et le fonctionnement de l’entreprise.
Le service Advanced Analytics permet également de déceler les documents manquants des collaborateurs ainsi que ceux qui sont sur le point d’expirer. Il joue ainsi un grand rôle dans la prestation de services RH et l’amélioration de l’expérience des employés.
Employee File Management
La solution Employee File Management permet d’améliorer la gestion des dossiers des employés d’une entreprise. Grâce à elle, l’équipe RH ne rencontre plus de difficulté lors de la recherche des documents des salariés. Elle est aussi en mesure de vérifier l’absence ou l’expiration de documents. Dans le premier cas, elle demandera aux salariés concernés de fournir les documents manquants. Dans le second cas, elle exigera une mise à jour.
Employee File Management offre au service RH d’une entreprise un espace sur lequel il peut créer des documents et les partager aux employés. Il est aussi possible d’y définir des accès et de supprimer des fichiers.
Case Management & Knowledge Portal
Case Management & Knowledge Portal est une solution visant à accélérer le traitement des requêtes des collaborateurs auprès de l’équipe RH d’une entreprise. Non seulement les pertes de temps sont réduites grâce à l’automatisation des échanges entre les deux parties, mais les ressources humaines sont aussi en mesure de satisfaire les besoins des salariés en leur fournissant des réponses personnalisées.
Le service Case Management & Knowledge Portal de Mypeopledoc permet également de faire suivre chaque employé par un spécialiste en ressources humaines. Ce dernier est chargé d’établir des indicateurs de performance qui renseignent sur l’efficacité du travail du collaborateur.
HR Process Automation
HR Process Automation sert à rendre plus agiles les RH d’une entreprise et à compléter les fonctionnalités de son SIRH (système d’information des ressources humaines). Cette solution aide le service RH à optimiser la gestion du cycle de vie des salariés. Elle permet également d’automatiser les fiches de paie, l’onboarding, les mutations de service, les promotions, etc.
Par ailleurs, le service HR Process Automation facilite la planification de workflows et l’attribution de missions spécifiques aux employés. En outre, il permet de suivre scrupuleusement l’évolution des tâches qui ont été confiées. L’intégration de cette solution au SIRH d’une entreprise est très simple.
Quels avantages peut-on tirer de l’utilisation de Mypeopledoc ?
Mypeopledoc offre de nombreux avantages aux entreprises. L’amélioration de la productivité de leurs ressources humaines est le premier. Grâce à l’automatisation des processus, cet outil allège considérablement les tâches du service RH. De plus, il favorise la personnalisation du suivi des employés, ce qui permet d’améliorer leur expérience et donc de les fidéliser.
Dotée d’une interface conviviale et intuitive, la plateforme Mypeopledoc est simple d’utilisation. Il est possible d’y accéder aussi bien à partir d’un ordinateur que d’un smartphone ou d’une tablette.
D’autre part, l’utilisation de Mypeopledoc permet aux entreprises de réduire considérablement leur consommation de papier. Elles peuvent ainsi non seulement faire d’importantes économies, mais aussi réduire leur impact sur l’environnement.
Enfin, Mypeopledoc est une solution hautement sécurisée. Pour permettre aux ressources humaines des entreprises d’assurer leur obligation en matière de protection et de confidentialité des informations des employés, la plateforme met à leur disposition un système de sécurisation des données conforme aux normes en vigueur. Concrètement, les données sont chiffrées suivant la norme AES-256 qui constitue la forme de cryptage la plus avancée à l’heure actuelle. Tout comme Digiposte, Mypeopledoc les stocke par ailleurs dans des centres d’hébergement certifiés ISO 27001, norme de référence en matière de protection de l’information.