Le pilotage d’une entreprise est étroitement lié aux systèmes de contrôle de gestion et aux outils d’aide à la décision. Ces solutions technologiques permettent en effet de rassembler les informations nécessaires pour conduire les équipes et les activités. Sur cette base, le dirigeant pourra concevoir, déployer et réajuster efficacement la stratégie de croissance de l’entreprise.
Le pilotage d’une entreprise : cela consiste en quoi ?
Le terme « pilotage » renvoie à la conduite d’un véhicule par une personne disposant d’une certaine expertise en la matière. Sur la route, un pilote a toutefois besoin de traiter de nombreuses informations sur son environnement et sa voiture. De plus, la métaphore reste pertinente pour tout type de pilotage d’une entreprise.
Dans la pratique, le dirigeant d’une société doit s’appuyer sur divers indicateurs pour prendre les bonnes décisions au bon moment. Un marché concurrentiel permet par ailleurs de conserver le parallèle avec une voiture sur route. Ainsi, le gérant pourra accélérer, lorsqu’il bénéficie d’une bonne visibilité. Il devra, en revanche, ralentir face à un marché ne permettant pas d’anticiper les virages et l’avenir en général.
De même, les mauvaises décisions risquent de provoquer des problèmes menaçant l’intégrité et l’existence même de l’entreprise. Il s’agit de l’équivalent d’un accrochage bénin ou d’un accident grave pour une voiture. Dans les deux cas, ces sinistres sont souvent causés par un manque de visibilité ou de discernement. Le chef d’entreprise doit donc accorder une attention particulière à ses outils d’aide à la décision.
Les types de pilotage possibles en entreprise
Le système de pilotage d’une structure peut généralement être axé sur trois niveaux : stratégique, opérationnel ou prospectif. L’importance de chaque élément permet de définir le type de pilotage d’une entreprise. Dans le premier cas, la méthode s’appuie en grande partie sur le traitement des données et d’indicateurs stratégiques. Elle est notamment utilisée pour optimiser la production et les ressources humaines.
De son côté, le pilotage opérationnel consiste à se fixer des objectifs pour évaluer les performances de l’entreprise. Le dirigeant pourra alors vérifier l’efficacité des actions déployées à travers les KPI (indicateurs clés de performance). Le chiffre d’affaires représente, par exemple, un indicateur intéressant sur le plan opérationnel. Avec le pilotage prospectif, l’idée est d’ajuster la stratégie selon les besoins et les objectifs sur le long terme.
Il est également possible d’adopter des modes de pilotages spécifiques au niveau de la gestion de projet. Une telle approche permet d’améliorer l’efficacité des équipes et des managers. Selon les objectifs, un chef de projet peut notamment se focaliser sur la qualité, les délais ou les coûts. Ces facteurs mèneront vers un pilotage par :
- Le travail restant ;
- Les exigences ;
- La valeur acquise ;
- Le reste à faire ;
- Les délais ;
- Le planning ;
- La trésorerie ;
- Le chiffre d’affaires ;
- Les risques et les opportunités.
Dans tous les cas, il est important de s’équiper d’outils technologiques performants et faciles à prendre en main. Le chef d’entreprise pourra ainsi s’en servir au quotidien, sans aucune connaissance spécifique en informatique.
Quels sont les outils adaptés ?
Avec un système centralisé comme Microsoft Dynamics, le dirigeant peut dépasser les particularités du type de pilotage d’une entreprise. La solution logicielle peut en effet intégrer diverses applications CRM, ERP, de BI (business intelligence)… De plus, elle s’associe facilement aux outils de productivité et de collaboration de MS. Les professionnels pourront ainsi gagner en agilité et en efficacité.
Concrètement, le pilotage d’une entreprise nécessite avant tout un tableau de bord. Cette interface permet de visualiser rapidement les reportings et autres rapports liés au fonctionnement de l’établissement. Elle peut, par exemple, afficher les impayés, les besoins en fonds de roulement, le seuil de rentabilité. Il faudra également se doter d’outils pour gérer différentes parties de l’activité, comme :
- Les devis et la facturation ;
- Le suivi du chiffre d’affaires en temps réel et sur la durée ;
- Les paiements (montant, délais, retards, mode de paiement…) ;
- Les stocks ;
- Les dépenses et les achats ;
- Les ventes et les encaissements ;
- Les états financiers (comptes, trésorerie, comptes prévisionnels…) ;
- Les prix et les marges ;
- Les plannings de production et de gestion RH ;
- Les tableaux des budgets…
Une solution performante permet de centraliser de nombreux outils et indicateurs. Il faudra cependant faire attention au paramétrage. En effet, l’utilisateur risque parfois d’être submergé par des données non pertinentes par rapport à ses objectifs. Il est donc important de travailler avec un prestataire spécialisé dans le domaine.